1. Создать электронный документ (Трудовой договор, Приказ о приеме на работу, Уведомление о предоставлении отпуска и т.д.) одним из способов:
1.1. с помощью Microsoft Office в формате word (DOC, DOCX), PDF‚ excel (XLS, XLSX), TXT, RTF;
1.2. в программе M.E.Doc, 1С и др. (платно).
2. Работодатель может генерировать ЭЦП самостоятельно:
2.1. бесплатная программа "ІІТ Користувач ЦСК-1" (ГФС Украины).
Актуальная версию программы "ІІТ Користувач ЦСК - 1" (скачать).
Срок действия ЭЦП 2 (два) года с момента формирования.
2.2. программа «Приват24 для бизнеса» (бесплатно для клиентов ПриватБанка):
Меню "Настройки" – "Ключи ЭЦП" – "Получить сертификат".
Срок действия ЭЦП 1 (один) год с момента формирования.
3. Получить усиленный сертификат открытых ключей:
3.1. в Аккредитованном центре сертификации ключей (АЦСК) ГФС Украины (бесплатно):
3.1.1. Заполнить Регистрационное заявление (есть образцы заполнения) и собрать необходимые документы:
- для юридического лица скачать;
3.1.2. Обратиться в любое представительство АЦСК ГФС.
3.1.3. Скачать уже оформленный усиленный сертификат ЭЦП.
3.2. в АЦСК ПриватБанка (бесплатно для клиентов ПриватБанка): получение онлайн – не нужно никуда идти (смотреть п. 2.2).
4. Работодатель подписывает электронный документ, используя личный ключ ЭЦП.
4.1. Бесплатная программа "ІІТ Користувач ЦСК-1" раздел "4.1 Підписання файлів" стр. 19 (нельзя подписать отчеты в контролирующие органы).
4.2. Бесплатно онлайн на сайте АЦСК ОРГАНОВ ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ.
4.3. Бесплатно онлайн на Paperless.
4.4. Программа Document.Online (бесплатно отправка 10 документов ежемесячно) раздел "3.3. Підписання документу" стр. 21.
4.5. Программа vchasno.com.ua (бесплатно отправка 30 документов в течение 1-го месяца).
4.6. Программа «Приват24 для бизнеса» (бесплатно для клиентов ПриватБанка).
5. Работодатель шифрует (по желанию для большей надёжности) документ с помощью усиленного сертификата ЭЦП бухгалтера (после этого документ сможет расшифровать только бухгалтер).
5.1. Бесплатная программа "ІІТ Користувач ЦСК-1" раздел "4.3 Шифрування файлів" стр. 24.
6. Работодатель передает бухгалтеру подписанный и зашифрованный документ на электронную почту (e-mail).
7. Бухгалтер расшифровует, подписывает и обратно отправляет электронный документ, полученный от Работодателя, используя личный ключ ЭЦП.
8. Проверить ЭЦП бухгалтера в независимом программном обеспечении.