Трудовые отношения с дистанционным бухгалтером

Важным условием найма дистанционного бухгалтера является документальное оформление отношений с ним. Вот несколько вариантов:

Первый. Трудовой договор заключается при выполнении работы в качестве удаленного сотрудника, но с рабочим местом на дому (ст. 24 Кодекс законов о труде, далее – КЗоТ).

Второй. Гражданско-правовой договор (о предоставлении услуг (гл. 63 Гражданского кодекса)) – при выполнении разовых работ (например, восстановить бухгалтерский учет, занести документы в базу, сдать отчет).

Третий. Хозяйственный договор заключается в случаях, когда бухгалтер зарегистрирован как предприниматель (далее - ФЛП).

Законодательство

Если говорить о первом варианте, то КЗоТ не содержит специального регулирования в данной ситуации. В ст. 179 КЗоТ указана возможность работы на дому только для лица, находящегося в отпуске по уходу за ребенком. Больше о возможности работать дома КЗоТ не упоминает.

Есть Методические рекомендации об определении рабочих мест (Приказ Минсоцтруда № 4 от 21.06.1995г.), которые определяют таких сотрудников надомниками - это рабочие, рабочее место которых совпадает территориально с местом их проживания.

В то же время, выполнять работу по месту жительства КЗоТ не запрещает, статус такого сотрудника ничем не отличается от статуса работников предприятия, но надомничество должно быть оговорено в Трудовом договоре. При этом, не ухудшая условий работы бухгалтера и не ущемляя прав, которые он должен иметь при обычных условиях работы в офисе.

Процедура оформления трудовых отношений

Оформление официальных трудовых отношений состоит из следующих этапов:

1. Оформление Приказа о приеме на работу.

2. Оформление подробного Трудового договора с бухгалтером. Расстояние здесь не играет никакой роли.

Обычно Трудовой договор составляется в письменной форме (ст. 24 КЗоТ), причём нет законодательно закреплённой формы.

Срочный Трудовой договор может заключаться только в установленных законодательством случаях, а также когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенные срок из-за характера работы, условий ее выполнения или интересов работника. Таким образом, по общему правилу Трудовой договор должен заключаться на неопределенной время.

В Трудовом договоре обязательно необходимо отразить:

1) должностные обязанности бухгалтер будет осуществлять дистанционно, то есть вне местоположения работодателя;

2) место работы – адрес выполнения работы;

3) должностные обязанности;

4) оплату труда – вид оплаты труда (повременная) и её размеры (оклад);

5) начало работы – дата начала работы (при срочных договорах также указывается и дата окончания работ);

6) режим рабочего времени и времени отдыха;

7) вид занятости – основное место работы; совместительство;

8) работа с документами:

8.1) перечень первичных документов, с которыми будет работать бухгалтер;

8.2) периодичность предоставления бухгалтеру первичной документации (в зависимости от объёмов операций на предприятии) – 1-2 раза в месяц, 2-4 раза в месяц, еженедельно;

8.3) порядок обеспечения доступа бухгалтеру к первичной документации - через e-mail, облако или полностью электронный документооборот;

9) формат первичных документов - pdf‚ excel или word;

10) обязанность бухгалтера использовать при исполнении своих обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные или предоставленные работодателем.

Доступ к бухгалтерской программе предприятия - установка на компьютер бухгалтера, удалённый рабочий стол или в облаке;

11) доступ бухгалтера к выпискам Клиент-банка - на e-mail или для бухгалтера оформляется ключ к Клиент-банку;

12) платежи по реквизитам:

12.1) бухгалтер набирает и высылает на e-mail работодателя, а работодатель набирает в Клиент-банк, подписывает своими ключами и оплачивает;

12.2) для бухгалтера оформляется ключ к Клиент-банку и он сам оплачивает;

12.3) бухгалтер набирает в Клиент-банке, а работодатель подписывает своими ключами и оплачивает;

13) форма взаимодействия с бухгалтером – e-mail, Skype, Viber или телефон;

14) обязанность бухгалтера соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка.

Бухгалтер может не подавать заявление с просьбой принять его на работу. О его согласии будет свидетельствовать подписание Трудового договора, ознакомление с Приказом о приеме на работу и предоставление необходимых документов (ч. 2 ст. 24 КЗоТ).

Отсутствие у работника регистрации места жительства или нахождения не является основанием для отказа в трудоустройстве.

Согласно существующей практике есть такие способы заключения Трудового договора:

Бумажный Трудовой договор

Работодатель заполняет и высылает бухгалтеру заказным письмом с уведомлением 2 экземпляра Трудового договора, 1 экземпляр Приказа о приеме на работу.

Бухгалтер также заказным письмом с уведомлением отправит работодателю 1 подписанный экземпляр Трудового договора и Приказ о приеме на работу, а также все необходимые документы.

Электронный Трудовой договор

1. Если стороны решили заключить Трудовой договор удаленно (без обмена бумажными экземплярами), они могут обратиться к электронной форме договора и подписать его «электронной цифровой подписью» (далее - ЭЦП), что допускается действующим Закон Украины «О ЭЦП» (договор существует только в виде записи на компьютере).

Такая подпись добавляется к исходному документу (или размещается в отдельном поле документа) и такая комбинация данных (документ + подпись) образует защищенный электронный документ.

Для этого Работодателю нужно:

· создать электронную форму Трудового договора.

Чтобы такой договор имел юридическую силу, в самом договоре необходимо указать, что стороны признают юридическую силу документов, подписанных аналогом собственноручной подписи – ЭЦП;

· сгенерировать ЭЦП и получить бесплатно усиленные сертификаты открытых ключей в Аккредитованном центре сертификации ключей;

· электронная почта (e-mail) для отправки бухгалтеру напрямую (или через программы).

2. Уведомление налогового органа о приеме работника на работу хотя бы на день раньше допуска бухгалтера к работе (Постановление КМУ от 17.06.2015г. № 413). Можно подать одним из способов:

· через интернет с использованием ЭЦП;

· в бумажном виде вместе с копией в электронной форме.

В таблице уведомления предусмотрена графа 4: 1 – наемные работники с трудовой книжкой; 2 – наемные работники без трудовой книжки (то есть совместители).

Датой начала работы считается дата, указанная в графе 9 Уведомления. Эта же дата должна быть указана в Трудовом договоре и в Приказе о приеме на работу.

Расторжение Трудового договора осуществляется в общеустановленном порядке согласно требованиям КЗоТ.

Удержание налогов и сборов из зарплаты дистанционного бухгалтера осуществляется по юридическому адресу работодателя (по месту нахождения обособленного подразделения). Место удержания этих налогов и взносов не зависит от фактического места нахождения бухгалтера, который работает на дому.

Как и работникам, которые выполняют свою работу на территории работодателя (в офисе, складе и т.д.), дистанционному бухгалтеру в общем порядке может начисляться и выплачиваться премия, доплаты и надбавки, другие вознаграждения и поощрения.

Также в общем порядке оплачивается больничный лист, декретные, периоды ежегодных отпусков. Оригиналы документов для предоставления пособия по нетрудоспособности, в связи с декретом или отпуском бухгалтер также направляет по почте заказным письмом с уведомлением.

Если для выполнения "удалённым" бухгалтером своих должностных обязанностей предприятие передаёт необходимые материалы или оборудование, то необходимо оформлять Договор о материальной ответственности.